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ABC-Straße 15
20354 Hamburg
Rene Glau
October 21, 2026
Der Projektplan steht. Die Ziele sind definiert. Die Kick-off-Präsentation ist vorbereitet.
Aber haben am Ende wirklich alle dasselbe verstanden?
Gerade wenn Menschen aus unterschiedlichen Abteilungen oder Unternehmen zusammenkommen, ist das keine Selbstverständlichkeit. Die IT denkt an technische Anforderungen, der Fachbereich an seine Abläufe und die Projektleitung an Termine und Ergebnisse.
Alle arbeiten am selben Projekt. Aber nicht unbedingt mit denselben Vorstellungen.
Ein guter Projekt-Kick-off vermittelt deshalb nicht nur Informationen. Er hilft den Beteiligten, Ziele, Erwartungen und die Zusammenarbeit gemeinsam zu klären.
Ein Projekt-Kick-off ist der gemeinsame Auftakt eines neuen Projekts oder einer wichtigen Projektphase. Die Beteiligten verständigen sich dabei über Ziele, Rahmenbedingungen, Rollen, Erwartungen und nächste Schritte.
Das kann als klassisches Meeting, als interaktiver Workshop oder als Kombination aus beidem stattfinden.
Entscheidend ist nicht das Format allein, sondern die Frage: Was sollen die Teilnehmenden nach dem Kick-off wissen, verstehen und gemeinsam angehen können?
Ein guter Projekt-Kick-off erfüllt idealerweise drei Aufgaben:
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Stell dir den Auftakt eines größeren Transformationsprojekts vor.
Die Projektleitung präsentiert Ziele, Zeitplan und Meilensteine. Alle hören zu. Am Ende gibt es eine Fragerunde.
Ein guter Anfang. Aber was passiert, wenn „erfolgreiche Einführung“ für die Beteiligten etwas Unterschiedliches bedeutet?
Für die IT steht vielleicht ein stabiler technischer Übergang im Mittelpunkt. Für den Fachbereich ist entscheidend, dass die neuen Abläufe im Alltag funktionieren. Das Management erwartet den geschäftlichen Nutzen der Veränderung.
Keine dieser Perspektiven ist automatisch falsch.
Problematisch wird es, wenn die Unterschiede unbesprochen bleiben und alle davon ausgehen, dass bereits Einigkeit besteht.
Dieselbe Präsentation gesehen zu haben, bedeutet noch nicht, dass alle dasselbe verstanden haben.
Deshalb lohnt es sich, im Kick-off bewusst Zeit für Austausch einzuplanen.
Unterschiedliche Erfahrungen können auch im Teamalltag zu verschiedenen Erwartungen führen. Wie sich solche Perspektiven verbinden lassen, zeigt unser Beitrag über die Zusammenarbeit zwischen erfahrenen und neuen Teammitgliedern.
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Bevor du eine Agenda erstellst, solltest du fünf Fragen beantworten.
Geht es darum, das Projekt vorzustellen? Ein neues Team zusammenzubringen? Erwartungen zu klären? Oder die Zusammenarbeit zwischen mehreren Bereichen vorzubereiten?
Ein Termin kann mehrere Ziele verfolgen. Aber wenn alles gleich wichtig ist, wird die Agenda schnell überladen.
Ein Projekt-Kick-off sollte nicht nur die formale Projektorganisation abbilden.
Überlege auch, welche Perspektiven für den gemeinsamen Start wichtig sind: Fachbereiche, IT, externe Partner, Führungskräfte oder spätere Anwender.
Nicht jede offene Frage gehört in den Kick-off.
Besonders relevant sind Themen, die mehrere Beteiligte betreffen: gemeinsame Ziele, Schnittstellen, Erwartungen, Kommunikation und Verantwortlichkeiten.
Welche Informationen lassen sich gut präsentieren? Und bei welchen Themen braucht es Austausch?
Diese Unterscheidung hilft, aus einem reinen Informationstermin einen sinnvollen gemeinsamen Auftakt zu machen.
Offene Fragen, Vereinbarungen und nächste Schritte sollten dokumentiert werden.
Sonst bleibt der Kick-off möglicherweise ein guter Termin, dessen Erkenntnisse im Projektalltag nicht wieder auftauchen.
Für eine überschaubare Projektgruppe könnte ein dreistündiger Kick-off beispielsweise so aussehen:
Diese Agenda ist ein Planungsbeispiel, kein festes Workshop-Cube-Programm.
Bei 15 Teilnehmenden kann ein anderer Ablauf sinnvoll sein als bei 90 Personen. Auch ein kurzer Auftakt bietet andere Möglichkeiten als ein halbtägiger Workshop.
Entscheidend ist, die Methoden und den Zeitrahmen an die Gruppe und das gewünschte Ergebnis anzupassen.
Manche Erwartungen werden erst deutlich, wenn Menschen ihre Vorstellungen konkret ausdrücken müssen.
Dafür gibt es verschiedene Methoden: moderierte Kleingruppengespräche, gemeinsame Visualisierungen, strukturierte Fragen oder kreative Bauaufgaben.
Bei Workshop Cube arbeiten wir unter anderem mit LEGO®-Modellen.
Die Teilnehmenden bauen beispielsweise ihre Vorstellung von gelungener Zusammenarbeit oder einem erfolgreichen Projektstart. Anschließend erklären sie ihre Modelle und sprechen darüber, was sie darin sehen.
Der eigentliche Wert liegt nicht im fertigen Modell.
Er liegt darin, dass Gedanken sichtbar werden und Menschen darüber ins Gespräch kommen.
So kann deutlich werden, dass zwei Personen denselben Begriff verwenden, aber unterschiedliche Dinge damit verbinden.
Das Ziel ist nicht, alle Meinungen anzugleichen. Es geht darum, Unterschiede zu verstehen und daraus eine bessere Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen.
Wer sich fragt, ob LEGO® in einem Business-Workshop professionell genug ist, findet dazu weitere Gedanken in unserem Artikel über LEGO im Workshop und den Umgang mit anfänglicher Skepsis.
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Bei einer SAP-Einführung oder einem anderen größeren Veränderungsprojekt arbeiten häufig Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen, der IT und externen Organisationen zusammen.
Neben technischen und organisatorischen Fragen spielen deshalb auch Erwartungen an die Zusammenarbeit eine Rolle.
Ein interaktiver Projektstart kann Raum schaffen, um beispielsweise zu besprechen:
Ein solcher Workshop ersetzt keine Projektplanung und löst nicht automatisch alle Konflikte.
Er kann aber helfen, unterschiedliche Sichtweisen frühzeitig sichtbar zu machen, statt erst später im Projektverlauf darüber zu stolpern.
Nicht jeder Projekt-Kick-off braucht eine externe Moderation.
Wenn die Beteiligten sich kennen und es hauptsächlich um die Vermittlung von Informationen geht, kann die Projektleitung den Termin oft selbst gestalten.
Bei größeren Gruppen, neuen Projektteams oder bereichsübergreifenden Vorhaben kann externe Moderation sinnvoll sein.
Sie hilft dabei, den Austausch zu strukturieren, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und die Projektverantwortlichen von der Moderationsrolle zu entlasten.
Bei Workshop Cube entwickeln wir dafür individuelle Formate. Ausgangspunkt sind nicht vorgefertigte Bauaufgaben, sondern die konkrete Projektsituation, die beteiligten Menschen und das Ziel des Kick-offs.
Ein Projekt-Kick-off ist die Gelegenheit, nicht nur den offiziellen Start zu markieren, sondern die Zusammenarbeit bewusst vorzubereiten.
Dafür müssen nicht alle derselben Meinung sein. Aber es hilft, wenn die Beteiligten verstehen, welche Ziele, Erwartungen und Perspektiven im Raum stehen.
Denn ein gemeinsamer Projektplan ist wichtig. Ein gemeinsames Verständnis entsteht nicht automatisch.
Workshop Cube entwickelt und moderiert individuelle, interaktive Workshopformate für Projektteams und bereichsübergreifende Gruppen.
Gemeinsam schauen wir, welcher Auftakt zu deinem Projekt, den Beteiligten und euren Zielen passt.
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